Optimierte Geschäftsprozess mit europa3000 und DocuWare.
Heute geht es um die Digitalisierung und effiziente Unternehmensabläufe. Welche Lösungen gibt es? Wie helfen wir dabei? Interview mit unserem Roland Schenker.
Hallo Roland, kannst du dich zum Start mal selbst vorstellen, so wie auch deine Rolle bei der ascanius?
Ich bin Roli, 48 Jahre alt, und meine Hobbies sind Lesen und Serien schauen. Bei der ascanius bin ich als Hauptverantwortlicher für ERP (Enterprise Ressource Planning) und DMS (Document Management System) tätig - also europa3000 und DocuWare.
Wie bist du zur ascanius gekommen und was hast du davor gemacht?
Ursprünglich habe ich meine Karriere mit dem KV gestartet, bin dann in die Informatik gerutscht, eine Ausbildung zum Wirtschaftsinformatiker abgeschlossen und danach noch eine Weiterbildung als Betriebsökonom gemacht, so bin ich wieder näher an die betriebswirtschaftlichen Prozesse gekommen.
Vor meiner Zeit bei der ascanius war ich 15 Jahre direkt bei der europa3000 AG tätig und habe dort diverse Aufgaben erledigt. Bei der Suche nach einer neuen Herausforderung bin ich im Partnernetzwerk von europa3000 fündig geworden und habe mich mit Christian Rohr zu einem Gespräch getroffen. Mittlerweile bin ich seit Mai 2020 Teil der ascanius AG.
Nun einige Fragen zu den Produkten europa3000 und DocuWare, welche wir auch bei uns im Einsatz haben:
Was ist europa3000 genau und für welche Unternehmen eignet es sich?
Ganz einfach gesagt ist europa3000 eine Buchhaltungssoftware, aber dennoch kann es weit mehr als nur das. Es ist eine flexible ERP-Lösung, welche Unternehmen in vielen Bereichen unterstützt - vom Offertwesen zur Rechnungstellung über Lagerbewirtschaftung bis hin zur Finanzbuchhaltung.
Welche Herausforderungen löst europa3000 für KMU's?
Das System hilft Unternehmen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Dank der hohen kundenspezifischen Anpassbarkeit können Geschäftsabläufe und Datenstrukturen exakt auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden.
Wie hebt sich europa3000 von anderen ERP-System ab?
Der grosse Vorteil ist die Parametrierbarkeit. Man kann das System nach Kundenwünschen anpassen, Masken und Funktionen individuell gestalten, ohne dass ein Programmierer nötig ist. In bestehende Prozesse kann europa3000 gut integriert werden. Durch die Einfachheit ist europa3000 auch eine sehr kostengünstige Lösung.
Wie unterstützen du und die ascanius Unternehmen bei der Einführung und Nutzung von europa3000?
Wir starten mit einer umfassenden Analyse der Geschäftsprozesse, sammeln genaue Informationen, um das System optimal an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Danach wird das System aufgrund der Angaben bereitgestellt. Nach der Installation bieten wir Schulungen an und stehen für Support und Erweiterungen bereit. Falls sich das Geschäftsfeld ändert, passen wir europa3000 entsprechend an, oder Prozesse werden weiter optimiert.
Was genau ist DocuWare und warum sollten Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem nutzen?
DocuWare nutzt man vor allem für die Ablage - es digitalisiert und strukturiert die Dokumentenverwaltung. Anstatt ein physisches Archiv zu führen, werden alle Dokumente digital zentral und sicher abgelegt. Das erleichtert auch die Suche nach Informationen. Alle Dokumente von Lieferantenrechnungen bis zu Kundenbestellungen können digital abgelegt werden. Ebenso kann man Prozesse verbinden, wie Freigabe- und Kontrollfunktionen. Die Möglichkeit besteht, es auch mit dem europa3000 zu verbinden, um Daten nicht doppelt zu führen.
Wie funktioniert die Dokumentenverwaltung mit DocuWare?
Dokumente können eingescannt oder direkt als PDFs hochgeladen werden. Sie werden dann archiviert sowie analysiert und sind nicht mehr veränderbar - nur zusätzliche Informationen können noch ergänzt werden. Rechtlich hat so ein System dann auch seine Vorteile. Zudem entfallen durch die digitale Ablage riesige Papierarchive und man spart Platz und Ressourcen. Mit der Analyse wird der ganze Inhalt eines Dokuments zur Volltext-Suche bereitgestellt. So können zum Beispiel mit der Eingabe einer Seriennummer, die betroffenen Lieferantendokumente sowie die Kundenbelege mit der Suche angezeigt werden. Mit der neuen dokumentenspezifischen KI werden die verschiedenen Arten von Dokumenten durch gegebene Parameter erkannt und so in die richtigen Prozess geleitet.
Gibt es Gemeinsamkeiten zwischen europa3000 und DocuWare? Wie arbeiten die Systeme zusammen?
Ja, beides kann auf Kundenwünsche angepasst werden und nahtlos miteinander interagieren. Als Hauptsystem dient europa3000, mit DocuWare kann auf die bestehende Daten zugreifen werden. Beispielsweise können Lieferantenrechnungen direkt in DocuWare archiviert und mit der Schnittstelle entsprechend im europa3000 erstellt werden. So lassen sich doppelte Datenpflege und Fehler vermeiden. Oder es können Lohnabrechnungen oder -ausweise im europa3000 erstellt und im DocuWare den entsprechenden Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden.
Welche Pläne hast du für die Zukunft - beruflich wie auch privat?
Mein Fokus liegt darauf noch mehr das Dokumentenmanagementsystem einzuführen und die Optimierung der Prozesse bei Kunden zu erhöhen. Ich mache ebenfalls eine Ausbildung zum Thema Prozessdigitalisierung, damit kann ich Unternehmen helfen und noch gezielter beraten.
Die Digitalisierung bleibt bei mir und der ascanius weiterhin ein wichtiges Thema.
Danke Roli für deine Zeit und das Interview.
Nachwort zum Interview:
europa3000 und DocuWare sind Tools, welche uns und unseren Kunden helfen, effizienter zu arbeiten und die Digitalisierung vorantreiben. Dank der Parametrierbarkeit und einfacher Integration profitieren KMUs von besseren Prozessen und damit auch Zeitersparnissen.
